ewelina zieba umowa fotografa slubnego zbedna formalnosc czy must have

Znam niewiele osób, które lubią czytać umowy. Są długie, napisane trudnym do zrozumienia językiem. Pamiętam, gdy pierwszy raz w życiu czytałam umowę fotografa ślubnego (dostałam ją przed naszym ślubem). Liczba stron i paragrafów mnie przeraziła. Nie chciałam jej czytać. Mój mąż (wtedy jeszcze narzeczony) podszedł do tego ze spokojem, przeczytał umowę od deski do deski. Miał nawet kilka pytań o pewne zapisy, które dość szybko z fotografem wyjaśnił. Nie ukrywam, że mnie to ucieszyło, ale również zmusiłam się by ją przeczytać…

Trudne początki

To było tuż przed tym, gdy sama zajęłam się fotografią ślubną. Choć nie chciałam, wiedziałam, że już przy pierwszym zleceniu muszę z moją parą podpisać umowę na wykonanie zdjęć ślubnych.
To wydawało mi się ogromnym wyzwaniem. Podchodzę do świata i ludzi z dużym zaufaniem. Przecież ja nikogo nie chcę oszukać, na pewno nikt nie będzie chciał oszukać mnie.
Jednak dość szybko wybiłam sobie z głowy taką romantyczną wizję. Wiedziałam, że umowy są przede wszystkim na złe czasy.

Czym są złe czasy?

Tak zwykłam mówić na sytuacje konfliktowe, niedopowiedzenia i rozbieżności w komunikacji. Sytuacje, które czasem każdemu się zdarzają. Nie muszą być codziennością, ale też pewnie je znasz z autopsji.
Mogą to być różne sprawy. Kto płaci za nocleg dla fotografa ślubnego. Ile trzeba czekać na obrobione zdjęcia. Czy mogę zrezygnować z usług i jakie są warunki rozwiązania umowy, bo wydarzyło się coś, niespodziewanego. To tylko kilka pytań, które się pojawiają. Na wszystkie te pytania odpowiedzi są w umowie.
Dzięki temu, że z moimi Klientami mam wszystko spisane w umowie, w każdej chwili możemy sięgnąć do tego, co wspólnie ustaliliśmy. Najczęściej wtedy rozwiewamy wszelkie wątpliwości, a jeśli jest potrzeba – aneksujemy umowę.

Pamiętam swoich pierwszych Klientów. Wszystko było już ustalone, pozostało mi wysłać im umowę do podpisu. Ileż mnie to kosztowało nerwów. Odwlekałam wysłanie umowy tak długo jak tylko się dało, ale wreszcie wysłałam propozycję zapisów. Byłam przekonana, że Klienci już się do mnie nie odezwą lub zasypią mnie pytaniami. Bo przecież umowa to coś dużego, trudnego, niechcianego itd. Jednak nic takiego się nie stało! Po kilku dniach dostałam skan podpisanej umowy! Nie było żadnych pytań ani wątpliwości. Z każdym kolejnym zleceniem sytuacja się powtarzała. Miałam obawy, które się nie spełniały! Ach te przekonania…

Dziś, po ponad 7 latach, chcę się z Tobą podzielić moimi doświadczeniami związanymi z zawieraniem umów. Mam swoje zdanie, ale znam także perspektywę klienta. O obu przeczytasz poniżej.

Zacznę od perspektywy klienta

Klient dostaje ode mnie wzór umowy, z której korzystam. Otrzymuje ją mailem, by mieć czas się z nią zapoznać i zadać pytania, jeśli coś nie jest jasne.
Z relacji moich Klientów wiem, że cenią sobie to, że chcę z nimi podpisać umowę. Jest to dla nich przejaw profesjonalizmu. Umowa wygląda dobrze, jest uporządkowana. Zawiera jasne sformułowania i klienci na pierwszy rzut oka widzą to, co nas wszystkich jest najważniejsze.
Wiedzą w jakim terminie mogą się spodziewać zdjęć, ile ich będzie i w jakiej formie. W umowie mają podane dane do płatności oraz terminy, które ich obowiązują.
Mogą czuć się bezpieczni, bo podpisałam się pod umową, więc gwarantuje im jej wykonanie. Wiedzą za co płacą i kiedy otrzymają efekt mojej pracy. Mają moje wszystkie dane i adresy, więc łatwo mogą się ze mną skontaktować.

Na podstawie danych zawartych w umowie mogą łatwo sprawdzić, że prowadzę legalnie działającą firmę, która jest na rynku już od kilku lat.

Perspektywa fotografa – czyli moja

Nie zrealizuję sesji ani reportażu nie mając podpisanej umowy. Klienci otrzymują ode mnie wzór umowy i zachęcam ich by dokładnie się z nim zapoznali.
Jeśli zadają pytania – chętnie na nie odpowiadam, bo rozumiem, że nie wszystko może być jasne na pierwszy rzut oka.
Są klienci, którzy negocjują ze mną niektóre zapisy. Najczęściej dochodzimy do porozumienia. Wtedy wszyscy jesteśmy zadowoleni.
Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których o porozumienie trudno lub nie możemy go osiągnąć – wtedy w pełnym szacunku dziękujemy sobie za poświęcony czas i rezygnujemy z dalszej współpracy. Takie życie.
Mając podpisaną przez klientów umowę mam wszystko ustalone i potwierdzone. Wiem, kiedy i gdzie się pojawić. Mam też spokojną głowę, bo wiem, co moi klienci mi zapewniają, a o co mam sama zadbać.
Dzięki podpisanej umowie mogę być spokojna o to, że za wykonaną pracę otrzymam zapłatę.
Mam pod ręką wszystkie dane kontaktowe, więc w razie potrzeby szybko mogę odnaleźć nr telefonu czy adres e – mail.

Jak stworzyłam swoją pierwszą umowę

O tym, że potrzebuję umowy wiedziałam od samego początku mojej działalności. Tylko skąd ją wziąć…

Napisaliśmy ją z mężem sami, na podstawie różnych informacji zebranych w internecie. Kilka zapisów podesłał mi znajomy, który również robił zdjęcia.
Niestety nie miałam skąd kupić gotowej umowy, a nie było mnie wtedy stać by zapłacić kilkaset złotych prawnikowi.

Nie mieliśmy zbyt wiele doświadczenia, ale niezależnie od tego spisaliśmy to, co wydawało nam się najważniejsze. Kolejne zlecenia i zdobyta wiedza owocowały kolejnymi zapisami w umowie, a te, które wymagały korekty – poprawialiśmy.
W kilku przypadkach zapłaciliśmy za brak wiedzy – jednak mieliśmy świadomość, że to wynik błędów nowicjusza.

Po kilku latach zbierania doświadczeń mieliśmy spisane główne założenia, które wiedzieliśmy, że muszą się znaleźć w umowie dla fotografa ślubnego. Wiedząc jak to jest ważne skontaktowaliśmy się z radcą prawnym, by ocenił naszą umowę i naniósł poprawki. O dziwo nie było ich dużo, ale zwrócił uwagę na kilka kluczowych zapisów. Dzięki temu wiem, że umowa, z której korzystam zabezpiecza interes mój, ale także klienta – to chyba najważniejsze, by obie strony umowy czuły się chronione.

Jakie zapisy według mnie powinny się znaleźć w umowie fotografa ślubnego?

Przedstawię Ci to, co według mnie powinno znaleźć się w umowie fotografa ślubnego. Jest to moja subiektywna opinia, a ponieważ nie jestem prawnikiem – nie traktuj proszę tego jako jedynej słusznej wizji.

  1. W nagłówku umowy musi być jej tytuł, czyli nazwa
  2. Określenie stron umowy, czyli tego kto z kim tę umowę zawiera
  3. Należy napisać co jest przedmiotem umowy – czyli czego ona dotyczy
  4. Następnie pojawiają się zasady dotyczące realizacji usługi. Można wpisać dowolne, które są wynikiem ustaleń pomiędzy klientem a fotografem
  5. Wynagrodzenie i zasady płatności
  6. W mojej umowie mam następnie opisane obowiązki moje i klientów
  7. Oczywiście na mnie również spoczywają obowiązki i ciąży odpowiedzialność. Tym zagadnieniom poświęcony jest kolejny fragment umowy
  8. Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku
  9. Prawa autorskie
  10. Klauzula informacyjna RODO
  11. Odstąpienie od umowy
  12. Miejsce na podpis

Według mnie to są najważniejsze elementy, które powinny znaleźć się w umowie fotografa ślubnego.

Fotografie!

Jeśli zajmujesz się fotografią i nie podpisujesz umów z klientami – to zacznij to robić od zaraz! Nie od jutra, ale od teraz. Możesz usiąść i napisać coś we własnym zakresie – to co podpowiada Ci intuicja. Możesz szukać w necie lub pójść do prawnika.
Ja Ci polecę kupić ode mnie gotowy wzór, z którego sama korzystam. Umowa była konsultowana z radcą prawnym, bo zależy mi na tym, by była zgodna z przepisami. Jednak pamiętaj – traktuj ją jako punkt wyjścia a nie jako jedyną słuszną wersję.

Przyszli Państwo Młodzi!

Natomiast, jeśli szukasz fotografa ślubnego i Twój wybrany fotograf nie dał Ci umowy do podpisania – to zastanów się – dlaczego. Czy prowadzi legalną działalność. Czy odprowadza podatki od swoich zarobków. Przede wszystkim zadaj pytanie – czemu nie chce podpisać umowy. Jeśli odpowiedź będzie niejednoznaczna – uważaj, żeby nie spotkała Cię niemiła przygoda. Natomiast, jeśli odpowiedź będzie w stylu: nie mam gotowego wzoru, muszę coś napisać to podeślij mu proszę link do tej strony, ma tu wszystko jak na tacy. A za stosunkowo niedużą kwotę może sobie kupić wzór umowy fotografa ślubnego. Wszyscy na tym skorzystacie.

Przestroga na przyszłość – werdykt

Nie mówię, że to dotyczy każdego. Nie chcę straszyć, ale przestrzegam. Słyszałam już kilka takich historii:
Pewien fotograf narzeka, że nie dostał zapłaty za zlecenie.
Znajoma wygaduje niecenzuralne słowa na jakiegoś fotografa, że mija rok i nie widziała zdjęć ze swojego ślubu.
Wiesz, co ich łączyło? ŻADNE NIE PODPISAŁO UMOWY!
Tak jak pisałam na początku – umowa fotografa ślubnego daje poczucie bezpieczeństwa obu jej stronom. klient otrzyma zdjęcia a fotograf zapłatę. Wszyscy będą zadowoleni, więc moim zdaniem: UMOWA Z FOTOGRAFEM TO ABSOLUTNY MUST HAVE

A Ty – jak uważasz? Zgadzasz się ze mną?